給台灣簡報場地&教室&會議室空間設備優化的 30 項 100 則建議提案,讓教與學的場域體驗更好!

「 Jason ! 你也太厚工 ( 台語 )了吧!講個課還自備商用投影機和喇叭?」

今天甫完成第 650 場的培訓課程,綜觀生涯扣除線上直播的場次,也大約歷經了 500 場以上的「實體場域」的洗禮,全台到處跑、穿梭在商辦大樓、校園、公私部門組織單位的會議場地空間,每天都得面對「未知的驚喜」,讓我的「包包&行李箱」自備不少「求生工具」,舉凡轉接頭、音源線、音響甚至投影機。

不由得想抒發台灣「場域空間管理」有許多可以更好的面向,四年前也整理了一篇「課前邀約與設備要求」的 Guideline 放在 Notion 上,每當承辦人問我有沒有需要協助的,我就貼這連結搞定。

時隔四年,仍發生了許多「哭笑不得」的鳥事,一一細數肯定萬言也聊不完,細細省思後,整理出個人對於空間設備的 100+ 項建議提案,若正在閱讀的你有安排空間、甚至有主導採購權的朋友,可以參考一下,字字是期望、期盼能實現。

202211 場地設備100項提案彙整圖|邁傑企管顧問|鄭冠中|企業內訓|簡報技巧

先講結論:

這通常並非承辦人、資訊人員單一個體的責任,畢竟採購、裝潢、設計都是組織單位多年以前就已架設完畢的,我們能做的即是:

  1. 認知到潛在的問題
  2. 用現有的替代方案改善
  3. 為下一次舉行的活動未雨綢繆

以下,正文開始:


一、器材體驗篇

1-1 插座:重視數量

  1. 講師使用的插座盡量不跟學員搶,避免互相絆倒或不夠長
  2. 至少預備 4 插座以上,而不是有插座但被原有設備給占滿
  3. 插座旁要有空間、平面可放置電器 ( 遇過超多次插座旁空空如也,手機只能放地上,這種情形寧可用自備的無線充電行動電源因應 )

1-2 延長線:重視位置

  1. 延長線準備充足,避免互相搶著用
  2. 長度夠,避免部分使用者得克難喬位置
  3. 根據場地空間,選擇合適長度的延長線,避免明明有延長線卻拉不到能使用位置的窘況
  4. 每格與每格插座的間隔須夠寬,不要連胖一點的充電頭都塞不下
  5. 具備三孔的插座為佳,避免許多不相容還得拔掉接地線

1-3 麥克風:重視足夠

  1. 用無線來取代有線,解放講師移動的範圍以及絆倒的機率 ( 絆倒也容易影響貴單位的設備線材阿… )
  2. 電池滿格以外,備用電池也放在講師桌附近或抽屜內,方便迅速更換 ( 曾遇過還得勞煩工作人員衝 7-11 的,我直接默默拿出自己攜帶的備用電池… )
  3. 麥克風聲音穩定是基本,擴大機的麥克風音量可調大聲點,不傷喉嚨以外,課程體驗也較好
  4. 若多間會議室,有時會有聲音訊號相互干擾的問題,事前需克服,避免 A 會議室的聲音,在 B會議室的喇叭撥出來 ( 我曾遇過隔壁間的財商、直銷課程超嗨的聲音來我這間… )
  5. 個人經驗是遇到 MIPRO 這廠牌最常見且穩定,推薦採購,我個人也買這家備用

1-4 投影機:重視體驗

  1. ANSI 流明不要太糟糕,多數空間能 3500 以上為佳
  2. 沒有 HDMI 插孔的投影機務必淘汰
  3. 明明有支援 HDMI 的投影機卻只提供 VGA 接線,花點時間佈線
  4. 投影呈現泛黃、閃爍時,不抱持得過且過心態,及早送修或更換燈泡
  5. 新型主流的投影機有喇叭輸出,但並不代表場地就不用裝音響,因為投影機的喇叭普遍不強悍
  6. 除了已安裝在天花板的固定式投影機,建議單位也購入一台投影機備用,以防萬一
  7. 就算不關燈仍能清楚呈現的效果為佳
  8. 若開機要等候許久,煩請慎重考慮換一台,或是提早協助講者開機
  9. 投影機的「遙控器」不亂放,有安裝有電電池以及將不相干的遙控器收走,避免誤會

1-5 投影幕:重視成像

  1. 若為電動投影幕,可事先測試是否起降正常
  2. 投影機與投影幕的開關與切換宜整合在講桌附近,方便點擊
  3. 有髒污得定期清理
  4. 若為雙投影幕以上的中大型會場,須測試成像不相疊、有對齊為佳,避免有高有低
  5. 投影幕降下後,4:3 / 16:9 投影片的成像最低點,仍可讓最後一排觀眾能閱讀為最基本原則

1-6 無線投影:重視穩定

  1. 能無線投影連線成功不代表能持續維持一整天(至少以現在的技術而言,不是每家廠商都做那麼好),因此場地建議還是兩者皆有較好
  2. 盡量不要買僅能「鏡像投影」的無線投影設備,因為對於主講者的電腦而言,「雙螢幕」變成只能「同步顯示」會很慘(舉凡不能進入簡報者檢視畫面偷看下一頁就讓超多人受不了
  3. 相容性要夠好,無論是無限串連 Win 7/8/10/11、MacOS 新舊世代,盡量都能完美穩定接上
  4. 無線通常要搭配 USB 供電,但每位前來的主講人筆電不一定有足夠的 USB 插孔(或剛好插滿),盡量提早告知,以及現場要準備擴充(品質也要注意)
  5. 有些廠商(例如 BenQ)的無線投影系統可以讓主講人以外,現場的其他人也能「不需HDMI」就能數秒鐘切換,很適合會議、教學「相互研討」使用,再也不用慢慢等待換人、換位置插線的情況
  6. 除了能相容電腦 OS, 盡量也能讓平板能無線投影,例如相容 AirPlay
  7. 低延遲、甚至無延遲是該要有的效果
  8. 有了無線投影不代表不用去考慮「聲音要輸出去哪」的問題

1-7 螢幕電視&支架:重視角度

  1. 螢幕&電視若預算、空間足夠,當然盡量買大不買小
  2. 附帶滾輪的電視架很好,但輪子要好推
  3. 懸空的支架要調整到每排皆能方便觀看的角度
  4. 線材與插座的距離要考量好,或是預備好延長線插座

1-8 廣播系統:重視彈性

  1. 這比較偏向是電腦教室的場景,大原則操作按鈕直覺好按,且適用 PC/Mac
  2. 得重視「現場桌機的廣播」與「外接筆電的廣播」兩種場景彈性
  3. 多數廣播系統最大的缺點是「只要切成老師廣播」同學就不能「邊看老師操作,邊用自己的電腦跟著實作」,這樣的電腦教室反而學習效果差
  4. 呈上,務必務必再整合投影機+投影幕 or 電視投影的方案,這樣廣播還給同學後,仍能對照大螢幕進行操作
  5. 呈上,或是在學員電腦螢幕旁擺上第二監控螢幕,即能享受邊看投影、邊自行操作(較花錢)
  6. 呈上,從廣播系統軟體下手,可讓同學電腦看到老師廣播,又能自行操作

1-9 轉接線材:重視全面

  1. 除了 HDMI to VGA、Type C to HDMI&VGA,別忘了還有 miniDisPlay to HDMI&VGA 等情況
  2. 整合型的 HUB 可以,但購買後仍須測試每項的品質是否正常可使用

1-10 音響:重視音質

  1. 高音表現是重點,陽春的音響設備容易讓「活潑型的影片&音樂」播起來破破的
  2. 低音表現沈穩有加分
  3. 場地較大的會議廳,須注意中後排、置中區域的收聽效果
  4. 音響喇叭裝設的位置附近不宜有座位

1-11 音源線:重視雜訊

  1. 多買幾條,堪稱消耗品、時常接觸不良
  2. 走的線路空間不關死,避免想換卻換不了
  3. 長度很重要,如果外接講師的筆電捉襟見軸,實在不知當初裝的意義為何
  4. 初期佈線時,讓教室主機的音源線與外接筆電的音源線分開,減少還得插插拔拔的克難狀況(不是每個人都很熟悉哪條才是音源線…)

1-12 簡報筆:重視慣手

  1. 若是吃電池的簡報筆,需確保電力充足,並有備用電池
  2. 若吃 USB 充電的簡報筆,一樣得測試電力足夠
  3. 採購時盡量留點預算,選用大廠牌,畢竟常見的款能讓多數分享者較放心
  4. 若採購 LOGI SPOTLIGHT 簡報筆,可協助將其軟體裝入場地的電腦裡,不浪費其進階的強大應用
  5. 當然個人還是建議主講人自備為佳

1-13 網路:重視速度

  1. 注意手機通訊網路正常,尤其在 B1 以下的會議廳,時常會有訊號不佳狀況,影響聯網體驗
  2. 即使場地有公用 wifi ,也需考量在多人數的狀況下負載狀況,尤其身為講者的身分建議網路絕對得流暢
  3. 若有實體網路線,卻沒有加上乙太轉 USB or 乙太轉 Type C 的接頭,我相信對於欲使用的人也是欲哭無淚

1-14 鍵盤:重視回饋

  1. 我除了筆電鍵盤外,也會自備 LOGI 全尺寸藍芽鍵盤(有數字鍵以及完整個音樂控制鍵),在部分場地受限的狀況下,亦能「人不在講桌前,也能拿著藍芽鍵盤在教室其他位置控制電腦」
  2. 打字手感上,每個鍵盤給你的回饋是挺主觀、因人而異的,找到自己最適合的較重要
  3. 呈上,若是電腦教室大量採購,會是有線鍵盤較多,可搭配鍵盤抽屜,讓桌面空間能騰出來做其他上課時的任務(寫筆記、討論等)

1-15 滑鼠:重視靈敏

  1. 我都用自己的,但若是現場標配的滑鼠會建議無線為佳(必要時可充當移動式簡報器)
  2. 無線得放顆有電的電池,並備用在旁
  3. 我出差上課都是帶輕便型滑鼠為主、錄製教學則是以靜音滑鼠為主、而須進行生產力工作時則可用旗艦型、具備多項自訂鍵滑鼠為佳,有興趣可拜讀雷蒙的滑鼠評測

1-16 電子白板:重視軟體

  1. 老實說我用的次數較少,畢竟我電腦許多軟體就能達到類似的效果,因此較看重的是大範圍版面的優勢,若軟體搭配的模式夠簡潔好上手,會有較高的使用意願
  2. 軟體內的筆觸、顏色、粗細都俐落好用,能方便分組討論、引導學員等效果

二、桌椅體驗篇

2-1 講師桌:重視全能

  1. 不要擋到學員視線有足夠放置筆電的空間 ( 以後的時代,用自己筆電外接的需求只會越來越大 )
  2. 清楚直覺的中控介面,善用步驟化讓操作者容易上手,而非張貼一堆文字說明 ( 再搭配新細明體… )
  3. 呈上,能整合燈光、投影、音響、麥克風、窗簾、廣播等為佳
  4. 線材整理乾淨,而非外露給觀眾觀看
  5. 置物平台空間充裕,足夠寫 A4 字不捉襟見軸、放水瓶不會輕易倒下
  6. 沒事少用全透明或部分樓空的講桌,這樣站姿得更端正以外,許多雜物(甚至課程驚喜禮物)都一覽無遺

2-2 講師椅:重視靈活

  1. 可移動為佳
  2. 椅子高度與講師桌的電腦視線在合理範圍內,可上下升降更好,且不會坐一坐突然「自由落體」墜下
  3. 可左右轉動為佳
  4. 椅墊偏軟耐久坐,夏季不會坐一會就一堆汗黏黏的
  5. 有背靠方便冬季時掛上外套

2-3 學員桌:重視活動

  1. 能有桌上麥克風、方便發表更好
  2. 能有插座更佳
  3. 空間足以「人人」有放 15 吋筆電+筆記本的空間,再另加擺放學員桌牌、討論用 A3 白紙、色筆的空間
  4. 可移動拼成分組型、馬蹄型、教室型等彈性
  5. 不影響動線,尤其是入場動線、上廁所動線
  6. 桌面穩固、五金滑順,避免發生異音

2-4 學員椅:重視支撐

  1. 有腰靠椅背為佳,捨棄硬梆梆的椅子,聽眾會坐不久
  2. 有扶手為佳(遇過最奢的是全場 Herman Miller )
  3. 有輪子、可旋轉為佳,能方便移動討論(不過這種通常較偏向是會議中心)
  4. 桌椅附近能方便放置私人包包、披上外套,避免擠在一起
  5. 椅子彼此距離適中不擠在一起、影響動線

三、空間環境體驗篇

3-1 講台:重視安全

  1. 高度合理,視線良好
  2. 四周容易跌倒的地方盡量不要有雜物遮住視線
  3. 階梯改成斜坡,更友善安全
  4. 表面扎實,盡量不會有移動時明顯的腳步聲
  5. 各種線路(例如有線麥克風 ) 動線清楚,避免絆倒
  6. 投影幕降下來後分成前後兩區,前區空間得較寬敞,免得走動時很狹小

3-2 燈光:重視氛圍

  1. 不要前面三排太暗、後面太亮(拍活動照會過暗)
  2. 也不要前面太亮、後排卻太暗(後排會睡著)
  3. 講台燈是拿來往地上或兩側照氛圍的,而不是拿來對準投影幕照導致過量
  4. 7000k 白光雖能提振精神、但容易有補習班感受,個人建議可以善用暖白光 4000k,並搭配層板光、地板夜光等
  5. 燈光開關的位置盡量在進出口 or 講台兩側 or 整合到講桌&平板上,而不是散落在每個區域,要全開還得跑一圈(這跟裝修期的水電布線有關)
  6. 若開關眾多,建議在上面貼是控制哪些區域的光源

3-3 天花板:重視壓迫

  1. 壓迫性會影響學習的體驗,尤其是前排盡量挑高
  2. 冷氣若是吊隱式,天花板出風口位置盡量不要直吹、下吹聽眾的頭,得維持一定距離
  3. 若空間採用無天花板的工業風格,可善用油漆將空間的寬敞感展現出來

3-4 窗簾:重視視線

  1. 能安排百葉簾、調光斑馬簾較佳,保有白天陽光灑進來的可能性(當然預算會高啦…
  2. 能升級成智能電動更好,整合投影與音響設備,再搭配控制台或 iPad 等設備,能用「場景」模式一鍵切換簡報模式

3-5 風扇&空調:重視舒適

  1. 事先開機,而非講師到了才開教室、開機,夏天真的很母湯(還遇過單位要等上午 9 點系統才可開冷氣的,私心覺得別這樣、制度是死的可以改、襯衫臭了來不及換啊…)
  2. 風扇選擇要不太吵的
  3. 且過多灰塵的宜定期整理

3-6 時鐘:重視校準

  1. 調整成跟手機一致
  2. 多安裝幾個也無妨
  3. 若為指針式,刻度宜大字清楚(並非每位講者&學員視力都很好…)

3-7 白板:重視能用

  1. 檢查白板筆每隻有沒有水,沒水的拜託先丟掉
  2. 掉在地上的粉塵久了難清理,定期清理有其必要

3-8 廁所:重視動線

  1. 無論學員或講師都能用最短時間如廁返回最好,減少各種迷路、上下樓
  2. 不一定要貼滿牆壁地板來引導動線,可善用大螢幕投影路線圖引導位置

3-9 牆壁&門&窗:重視隔音

  1. 預算若足夠,施工前期若能選擇 RC 牆面的空間來規劃會議空間
  2. 若輕隔間、或用透過隔板彈性運用大小空間的狀況,建議能安裝吸音棉
  3. 窗戶不奢求中空夾膠玻璃,但至少安裝時要將隔音效果放優先順位
  4. 事先關好門窗,避免開始進行時才在匆忙調整
  5. 空間的門方便啓閉,且無怪聲影響教學

3-10 飲食用品&飲水機:重視方便

  1. 垃圾桶在空間附近、並且有明確分類
  2. 減少氣味飄散到會議空間
  3. 開飲機出水量足夠,減少排隊等水情形

總結:能細膩就盡量細膩,以參與者的體驗為核心

上述的 30 個項目,先前都有拍下一些實例相片,只是有點懶的整理放上來,就先以文字的方式條列寫下我的看法,後續有想到什麼會再分別補上去,以及若有更好的方案也會再跟大家分享

這是 2022 年的版本,希望過幾年後回頭來看,有更新的體悟。

縝密規畫簡報空間,讓教與學的場域體驗更好!

202211 場地設備100項提案彙整圖|邁傑企管顧問|鄭冠中|企業內訓|簡報技巧
個人頭像照片
鄭冠中 Jason Cheng

邁傑企管顧問公司創辦人。600+ 場授課經驗、專精商業簡報技巧、上台表達培訓,平時話少演講話多,理性邏輯感性內心,獨自思考但又喜愛享受團隊氛圍。分享好知識,教學最棒的是成就他人。

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