3分鐘學會職場關鍵軟實力

培養細膩的做事態度與溝通能力

在你想做任何一件大事前,應該先學著做好每件小事

過去課堂中,曾經一位業界來的老師對著我們學生說:「年輕人,你們最缺的便是做小事的磨練。」當時還有點矇矇懂懂,直到進入外商實習後,才完全體會這句話的「真實感」與自己的「不足」。

我們學生很妙,因為年輕充滿幹勁,想嘗試很多事情,尤其如果當過去曾有機會擔任社團幹部,叱吒風雲過,心中對於自己的期待會非常高。當很幸運地進入企業時,心中會有個念頭是想要大展鴻圖,想要做規劃籌備、策略發想等高端的事情,往往有點難放下身段「把手弄髒」,這是一個迷思,其實我們經常聽到一句分享是「先從基層做起培養做事能力」!這句話真的是對的,從每件小事的處理過程中,可以培養細膩度、耐心與同理心,是一個學習做事條理化的過程

看似簡單的事情,如果沒有顧好做事品質與效率,一不慎便可能演變成別人在執行工作時的困擾!

就像一個機械中的小齒輪一樣,不轉動、也會連鎖整個機械無法啟動。

>舉一個自身很難忘的事情來說:
A部門跟我借易拉展2隻,歸還時我將它打開檢查,檢查完1隻後第2隻我看了包裝上的編號,摸了一下沒有損壞後就便將這2隻易拉展再借給B部門的活動,看似萬無一失,沒想到接到了A部門通知,第2隻的易拉展「裝錯款式」了,因為活動還借了其他款的易拉展,結束後是隨機塞回袋子裡,但錯的易拉展已被B部門快遞寄到會場,而隔天就要活動了!當下的我雙腳顫抖,心知大事不妙了,身為中間監督的橋樑,沒有確實做好檢驗,一個疏忽的步驟就影響到三個部門,所幸最後跨部門溝通協調後有即時解決這件事情。

這次的經驗讓我深刻體悟到做一件看似簡單事情時,還是要用慎重細膩的角度去思考,經手的每件事會關係到誰、可能產生什麼不同的情境、該如何處理才能最有條不紊的達成主管交代的任務、遇到危機時如何透過溝通協調來彌補,是準備步入社會的我們該去磨練的軟實力,非常推薦大家開始去紮實地培養起做小事的敏感度!

舉一個主管曾送給我的勉勵:「實習生來這邊工作,除了本身的基本職掌要做好以外,如何從既有的工作再加以舉一反三,打造出更有效率的工作流程,這也是一種很好的學習!」用細膩的心去看待每一件經手的事情,其實可以發揮的舞台是非常多的!

當遇到上述的狀況時,除了事後的反思檢討,在未來若是又遇到類似的問題,我們到底可以如何應對呢?以及我們又該如何掌握黃金上班八小時,將所有工作進度有效率地一手掌握呢?


首先,就讓我們從每天上班的第一件事,檢查信箱開始吧!在微軟實習的生活,每天打開信箱,總是會發現許多的未讀信件,有些是新信、有些是未完成的代辦事項。那該如何有效率的完成工作呢?

做好時間管理與良好的工作習慣

在每天工作結束時,可以先大約整理今天未完成的事項,我們可以善用outlook的「標幟」功能(如附圖),來標示出尚待處理的工作事項,並設置工作的到期日期與提醒,之後就能透過「我的工作 > 代辦事項清單」來確認自己的工作進度!而在下一個工作日前,我們可以先確認新信,並做好資料夾分類,再與之前的代辦事項做整合,思考每一份工作的輕重緩急,預先排出明日上班的工作順序,讓每一天都能有一個好的開頭!

要做好時間管理,還需要配合良好的工作習慣,例如:辦公桌一定要整理整齊,才不會浪費時間在找尋需要的文件或文具上。另外,培養積極主動的態度也很重要,假如對工作的執行方向不清楚,不要浪費過多時間摸索,盡快自己整理出一份「答案」,「帶著答案」主動去詢問較有經驗的同事或主管,讓他們覺得你有用心準備、能夠有效率的理解你遇到的問題,並與你進行討論!


培養清晰的表達能力,讓工作更加順利

除此之外,在這個過程中,清晰的表達能力就是決勝的關鍵,首先你可以先簡述你目前正在處理的是哪項工作,例如:”我在協助微軟第二季度的贈品活動“,再來說明你遇到的問題,”但是遇到消費者聯絡電話有誤,無法電話確認贈品資訊”,最後提供可行的解決方案,”請問可以改用電子郵件的方式聯絡嗎?這裡是給消費者的郵件範例,謝謝!”並與主管做工作方向的確認,有疑問就要馬上提出,避免誤會主管語意!

綜合以上,幫大家做個小小的複習:​

1.培養細膩的做事態度與溝通能力
2.培養高效時間管理與良好的工作習慣
3.搭配清晰的表達能力,讓工作起來更加的順利!

衷心建議大家不要忽略軟實力的重要性!

例如:在職場上,溝通表達能力除了影響你的工作效率外,也影響著你的人際關係、你的人脈建立;亦或者是團隊合作能力,我們都需要學習做一個team player,適時地做一個傾聽者、適時地展現領導力。而這些軟實力的養成,都會形成你個人獨特的行事風格,在無形之中創立出屬於自己的個人品牌,而軟實力的高低,也彰顯出這份品牌的價值!

撰稿人:鄭冠中周詩潔


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鄭冠中 Jason Cheng
鄭冠中 Jason Cheng

邁傑企管顧問公司執行長| JP Workshop 培訓師暨創辦人|Hahow 好學校線上課程講師。600場授課經驗、專精商業簡報技巧、上台表達培訓,平時話少演講話多,理性邏輯感性內心,獨自思考但又喜愛享受團隊氛圍。分享好知識,教學最棒的是成就他人。

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