【EP20】千萬別小看複製貼上,能解決許多樣式問題!拆解保留來源格式設定與純文字貼上有什麼差別

還再逐頁修改跑版簡報?複製貼上沒有你想像簡單!這集分享獨門秘訣,拆解跨檔案貼上時的多種方法差異

在第二十集當中,想跟你分享你我一定知道的複製貼上,你可能想說這不就是 Ctrl+C / Ctrl+V 超簡單嗎?簡單沒有錯,但你曾想過為什麼有時候會跑版嗎?

這是我這五年簡報技巧授課下來,所整理出的 PPT 操作複製貼上的小技巧,用5 個情境,可以大幅度的改善瑣碎操作的問題!

  1. 保留來源格式設定|情境一、情境二
  2. 純文字貼上|情境三、情境四
  3. 一般貼上|情境五

一、PPT 保留來源格式設定是什麼?

保留來源格式設定的貼上方法,即是「原汁原味」呈現

情境一:跨檔案文字貼上,想保留一樣的大小與字體、粗細

我們先來看看一般人的貼上方式如下,立即字體跑掉

直接跨檔案 Ctrl+C Ctrl+V 是沒辦法將原有的字體記憶過來的

那該怎麼做?

  1. 點擊文字方塊的框,複製文字
  2. 來到另一份簡報的空白處,按右鍵或是點擊左上角的[貼上]下拉選單
  3. 點擊[保留來源格式設定]
只要在 [貼上] 選擇 [保留來源格式設定],即能原汁原味貼上來

情境二:從 Excel 貼進來表格,可善用保留來源格式設定

假設同事用 Excel 表格,你想要貼到 PPT 時,希望樣式維持不變,那麼 [保留來源格式設定]即是你的好朋友。

第一次直接貼上,樣式跑掉。第二次用保留來源格式設定貼上,原汁原味呈現

二、PPT 純文字貼上是什麼?

純文字貼上可能會被大家理解成不帶任何樣式效果的貼上,實際上它厲害的是可以根據你所選的文字方塊,直接覆蓋過去,變成其樣式!以下示範錯誤與正確做法

情境三:用純文字貼上,完整的蓋過其樣式

如下,從網路將文字貼進來 PPT 時,直接 Ctrl+C Ctrl+V 的「錯誤示範」

錯誤示範,不要直接把字反白直接貼上

如果你想要將網路的文字,變成左側紅色、14 號字、思源宋體、1.5 行距、加粗,該怎麼做?

善用[純文字貼上]的話,可以改善此問題,正確示範如下:

秘訣:先多複製一組你要的文字方塊,我們再點擊「框」,再用[純文字貼上]

發現了嗎?當我點擊「框」,再用[純文字貼上],它就可以馬上變成紅色、14 號字、思源宋體、1.5 行距、加粗了!


情境四:純文字貼上可以將一串文字,直接強迫內文字變成眼前的格式

如下示範,假設我想將左邊白色「 30 堂課…」的字,貼到右側的任意字的那個位置上時,直接貼上就只能一樣白色,但如果我想要變成我反白該段文字的顏色、大小、粗細可以嗎?

可以,只要記得反白後用[純文字貼上],就能完整覆蓋,等於是把字抽換掉,但樣式不變

第一次示範直接貼上,顏色仍然白色。第二次改用純文字貼上,即能抽換掉文字,但樣式不變
  1. 反白一串文字,Ctrl (Cmd) +C
  2. 反白欲更換成格式的文字
  3. 按右鍵 ( 或是介面左上角[貼上]的下拉式選單),點擊[純文字貼上]
若直接 Ctrl+V 會無法變成該格式

三、一般貼上要注意什麼?

上面提到的四個情境分別用了[保留來源格式設定]、[純文字貼上],那麼最單純的 Ctrl+C Ctrl+V 一般貼上,有需要注意什麼嗎?

情境五:從同份其他頁貼過來文字內容

PPT 秘訣 :請點擊方塊「框」來複製&剪下,而不是複製&剪下「內文」

關鍵就在於點框,才能貼出正確文字方塊
錯誤文字方塊有何不好?
如上圖所示,當我們將文字方塊整體縮小時,左側的錯誤文字方塊它就肌肉鬆弛,即使縮小它仍然不為所動,除此之外,當我們刪減字時,仍然不為所動。反觀右側的正確文字方塊,可以整體縮小、放大,每當你增減字時,也能很乖的動態調整

四、總結來說

本集談到三大貼上方式而衍生的應用,彙整如下:.

  1. 保留來源格式設定:跨檔案原汁原味貼上,不怕跑版
  2. 純文字貼上:方便在想要的位置覆蓋文字,就不用再重複調整樣式
  3. 一般貼上:點擊方塊「框」來複製&剪下

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鄭冠中 Jason Cheng

邁傑企管顧問公司執行長| JP Workshop 培訓師暨創辦人|Hahow 好學校線上課程講師。600場授課經驗、專精商業簡報技巧、上台表達培訓,平時話少演講話多,理性邏輯感性內心,獨自思考但又喜愛享受團隊氛圍。分享好知識,教學最棒的是成就他人。

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