【EP18】簡報技巧:如何養成高效率簡報製作習慣?先設定好自訂快速存取工具列,讓簡報製作快二倍!

如果你是 PC 的用戶,使用 Office 時一定要「自訂快速存取工具列」!讓你無論是編輯 PPT、Word、Excel 時都能迅速搞定想要的功能鍵,而不是四處尋找找不到功能在哪,浪費製作時間精力!

影片版

歡迎在 YouTube 訂閱起來,並開啟小鈴鐺,不錯過影片上架。


文章版

在第十八集當中,我想跟大家延續分享上集的「對齊均分」進一步應用,既然「對齊工具」藏在不顯眼處,如何不怕忘記、立刻使用?

那就是…自訂快速存取工具列

此工具亦適用Microsoft Office Word、Excel,以下以PPT為主。

一、PPT 為什麼需要自訂快速存取工具列?

理由一|熱鍵:PPT 有不少功能會重複大量使用

製作簡報常用功能有哪些?因人而異,但根據我個人經驗,以及觀察多數職場工作者製作簡報時滑鼠會反覆去點哪些熱鍵功能,整理如下:

PPT 如何養成高效率簡報製作習慣?先設定好自訂快速存取工具列,讓簡報製作快2倍_鄭冠中__JP Workshop_簡報技巧_簡報教學_PPT設計_簡報設計_簡報課程_簡報模版1_PPT教學
PPT 常使用功能總整理
[新增內容與顏色調整]
新增文字方塊、插入圖形、插入圖示、圖案填滿、圖案外框、外框粗細、複製格式...
[圖片、圖示、圖形排版調整]
移到最上層、最下層、旋轉、置中對齊、靠左對齊、垂直置中、水平均分、垂直均分、裁剪、長寬比、亮度、合併圖案...

理由二|耗時:PPT 常用到的功能,卻藏太裡面了

以上集提到的對齊工具為例,要找到它得按[常用]->[排列]->[對齊]->[置中對齊],花了至少 5 秒時間,每頁難免都會用到,累積下來的耗損精力相當可觀。

但如果你有自訂快速存取工具列,就能如下圖一樣,直接點擊置中對齊,一擊搞定!

PPT 自訂快速存取工具列
PPT 自訂快速存取工具列

二、PPT 如何設定自訂快速存取工具列?

2.1|PC 版本:只要「按右鍵」即可

  1. 對準自己常使用的功能鍵,按右鍵
  2. 點擊[新增快速存取工具列]
此時自訂工具列出現在上方,距離有點遠,怎麼辦?
滑鼠移動到左上角,點擊下拉式選單,點擊[在功能區下方顯示]
PPT 自訂快速存取工具列作法
PPT 自訂快速存取工具列作法

PPT 如何移除自訂快速存取工具列?

  1. 對準欲移除的功能鈕,按右鍵
  2. 點擊「移除自訂工具列」

2.2|換台電腦就得重新設計自訂工具列,怎麼辦?

當你設定好後,無論開啟哪份檔案,只要是同台電腦就會有自訂工具列可使用,不過如果回到家裡換台電腦就沒有了,怎麼辦?
  1. 滑鼠移動到左上角,點擊下拉式選單
  2. [其他命令]->[匯出],存在隨身碟 or 雲端
[設定]->[匯出]
  1. 打開另一台電腦的 PowerPoint
  2. 一樣來到左上角,點擊下拉式選單
  3. [其他命令]->[匯入]
  4. 選擇隨身碟 or 雲端內的自訂檔案
[其他命令]->[匯入]

2.3|螢幕不夠大時,如何增加編輯面積?

如果你螢幕較小、或人在外面沒有第二螢幕,導致編輯時版面很擠,此時設定好自訂工具列之後,乾脆「取消釘選」工具列

只留最常使用的自訂工具列即可(其他功能超少用),尤其是 Excel 得處理大量數據資料,特別需要!

Microsoft Office 如何自訂工具列_鄭冠中_PPT課程_簡報設計
Microsoft Office 自訂工具列+折疊功能區後騰出空間

2.4|Mac 目前版本:自訂快速存取工具列有所限制

Mac 版本的 Office 目前可惜的是:

  1. 無法「按右鍵」添增
  2. 亦無法「移動到最下層」,只能出現在上方

那該如何出現在上方呢?如影片所示:

  1. 點擊下拉式選單[其他命令]
  2. 將左側琳瑯滿目功能,直接按[向右]添增在右側
  3. 若沒找到想要的功能,則點擊下拉選單切換到不同功能區尋找
  4. 若要移除功能,按下方的「-」,亦可上下拖曳移動排序
  5. 最後按[儲存]
若要刪除重設,則按「-」旁邊的「三個點點」

三、總結來說

  1. 觀察最近一個月的Office 操作習慣,將常使用的功能新增自訂工具列
  2. PC 版本按右鍵即可新增,Mac 版本要到[其他命令]去設定
  3. 推薦新增的功能整理如上(理由一)

希望大家能升級自己的電腦操作習慣,善用熱鍵、減少時間浪費,成為高效率的職場人士。

歡迎按旁邊的 follow 鍵訂閱,不錯過最新系列文章。

  1. YouTube(今年陸續上片)
  2. 官方網站
  3. 個人臉書
  4. 粉絲專頁
  5. 第二堂線上課【圖解表達】
  6. 第一堂線上課【自信上台】
  7. IG 追起來

https://button.like.co/jpworkshop2016

1.給予肯定:按下方的拍手圖示Clap(登入後,長壓可以跑出數字,最多 50 個拍手Clap)
2.給予支持:左側綠色拍手 Like 圖示則是化掌為賞,讀者每一按讚,作者獲得小額收入
3.分享出去:傳給有需要的朋友 :)
預設圖片
鄭冠中 Jason Cheng

邁傑企管顧問公司執行長| JP Workshop 培訓師暨創辦人|Hahow 好學校線上課程講師。600場授課經驗、專精商業簡報技巧、上台表達培訓,平時話少演講話多,理性邏輯感性內心,獨自思考但又喜愛享受團隊氛圍。分享好知識,教學最棒的是成就他人。

文章: 94

發佈留言

CONTACT

聯繫邁傑

如何邀約

了解更多

講師資訊

了解更多

客戶評價

了解更多

培訓花絮

了解更多