【EP17】簡報技巧:PPT 對齊工具並不簡單!「貼齊投影片」跟「對齊選取物件」有何差別?錯誤文字方塊也會影響對齊均分?

為什麼商務簡報都簡潔清楚?原因其實不在於模板裝飾,而是掌握好對齊均分的排版原則,讓文字、照片、圖形都能讓觀眾視覺動線好讀流暢!本文將為你拆解 PPT 使用對齊工具的步驟順序!

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在第十七集當中,我想跟大家延續上集提到的輔助線,在使用上有所侷限,畢竟是「肉眼」來辨識,較適合給自己安全框的限制提醒!這集來談「對齊均分」,例如下圖:

左中圖片來源:星宇航空官網|右圖來源:漂向北方 MV

製作簡報為什麼需要「對齊均分」?
為了維持版面協調與專業度

排版沒均分 V.S 有均分

如果是「物件與物件」彼此的整齊度,是否能自動對齊、均分?

當然可以,接下來仔細拆解 PPT 對齊工具的重要觀念與注意事項!


一、PPT 如何「排列對齊均分」?

1.1|PPT 兩個地方可以找到對齊工具

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PPT 對齊均分操作步驟
  1. [常用]>[排列]>[對齊]
  2. [格式]>[對齊]
什麼是「物件」?
PPT內任何可移動的東西,都是物件,舉凡文字方塊、形狀、圖示、圖片、表格、圖表...皆可選取來進行對齊

1.2|選 2 個物件不會有均分

道理簡單,僅 2 個物件只會產生 1 個間隔,自然不會有間隔是否一致距離的煩惱(如下圖三)。

可是為什麼選僅選 1 個物件,卻有均分呢?

因為會自動將你自動往 X、Y 軸置放。

  • 選 1 個物件時按[垂直均分]=選 1 個物件時按[垂直置中]
  • 選 1 個物件時按[水平均分]=選 1 個物件時按[置中對齊](Win 叫做水平置中


1.3|PPT 對齊均分翻譯問題容易誤會

當你選擇 3 個以上的物件,想進行對齊、均分時,不少同學會覺得很疑惑這些功能的名稱,似乎不是「字面上的意思」,畢竟這是從英文翻譯過來的

每個同學的理解邏輯不太相同,當你自己每個都點擊後,就可以懂這些功能的實際用處,整理如下:
  • 水平均分=從左到右物件的間隔彼此一致
  • 垂直均分=從上到下物件的間隔彼此一致
  • 垂直置中=從左到右保持在同一水平面上(容易誤會)
  • 置中對齊(Win 叫做水平置中)=從上到下保持在同一垂直面上(容易誤會)

不好懂?沒關係,推薦依據旁邊很像是「串燒」的圖示來辨識

想像你宵夜吃的肉串

  1. 拿橫的,代表是字面上的:垂直置中、水平均分
  2. 拿直的,代表是字面上的:置中對齊(Win 叫做水平置中)、垂直均分

二、PPT 對齊均分常見迷思

2.1|用「錯誤文字方塊」來對齊

直接用影片來說明:

左側三個文字方塊,都是「正確文字方塊」,因此:

  1. 在「置中對齊」時,文字方塊中間的白色兩點,可以精準地位在紅線上(這跟文字是否置中無關,目前僅是預設的靠左對齊)
  2. 在「垂直均分」時,三個文字方塊彼此產生兩個間隔,距離是一樣的

如同第2集提到的觀念:用「正確的文字方塊」輸入,此時使用排列對齊才是精準的。

而右側的「錯誤文字方塊」則會發生什麼問題?

  1. 在「置中對齊」時,因為中間、下方面兩個錯誤文字方塊的「框」拉太長,導致辨認的基準點是錯的(實際文字才 6 個字,但中間的白點卻不是在文字中間)
  2. 在「垂直均分」時,若我將中間的文字方塊「變成兩行」,「框」變大的情況下,彼此均分的距離就不一致

2.2|PPT「貼齊投影片」跟「對齊選取物件」差別?

  1. 對齊選取物件:以「物件範圍」為基準(相對對齊)
  2. 貼齊投影片:以「投影片」為基準(絕對對齊)

這是許多同學會疑問搞混的地方,我們舉個例子來說明,假設你有 4 張照片要排版,可以問問自己的需求是:

狀況一:你想要自己決定最左邊、最右邊、最上面、最下面的相片

這時選擇「對齊選取物件」,代表均分的基準取決於由左至右 or 由上到下的照片距離,除以 3 (4 張照片有 3 個間隔的意思),自動幫你均分好

好處在於通常我們最左右、最上下的照片,會跟其他文字、表格等切齊(可從上一集提到的輔助線去辨識),此時選擇「對齊選取物件」,比較不會亂跑。

需注意的是照片如果都大到沒間隔,自然也不會有空間能均分

狀況二:你想要從頁面最左邊到最右邊、從最上面到最下面的距離來均分

這時選擇「貼齊投影片」,如影片操作

多數同學的PowerPoint預設是[對齊選取物件],因此想用[貼齊投影片]這種以「投影片」為基準的絕對對齊方式,要記得得切換到此功能再去對齊、均分。
如果你覺得有些複雜麻煩,我的做法是用預設的去對齊均分、再手動去整體拖曳到我想要的位置即可

三、總結來說

回顧重點

  1. 養成好習慣,任何物件皆要對齊、均分,讓版面協調專業
  2. 對齊均分前,確保你的文字方塊是正確的,避免判斷錯誤
  3. 對齊工具琳瑯滿目,勇敢去按便能慢慢熟悉每項工具差異
看到這裡,如果你覺得「對齊工具」藏太裡面,每次都去按很麻煩的話,請期待下集!我們會延續來談談:「如何秒速達到對齊、均分的方法」敬請期待!

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鄭冠中 Jason Cheng

邁傑企管顧問公司執行長| JP Workshop 培訓師暨創辦人|Hahow 好學校線上課程講師。600場授課經驗、專精商業簡報技巧、上台表達培訓,平時話少演講話多,理性邏輯感性內心,獨自思考但又喜愛享受團隊氛圍。分享好知識,教學最棒的是成就他人。

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