【EP16】簡報技巧:PPT 輔助線如何設定?跨頁簡報如何更整齊?母片也可以設定輔助線?

利用輔助線設計出「安全框」,讓簡報跨頁排版更方便。好懂、易學、一步一步為你建立好基礎,升級職場簡報力技術!

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歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。

第十六集想跟大家分享的是很基本簡單,但我常常在授課時觀察同仁們的簡報都懶得用的技巧:「輔助線」。

PPT 輔助線能安排「物件在每頁簡報中的具體位置」,有同仁會反應說有阿!他有開啟,但我要談的…

不只預設的 X 軸、Y 軸輔助線,更要多拉出適合此份簡報的「安全框」!


一、為什麼 PPT 需要設定輔助線?

兩大優點:單頁排版有依據+跨頁排版更整齊

優點一:單頁排版有依據

還記得我們在第一集有提過:「版面配置」切換成「空白母片」嗎?

雖然乾淨是乾淨了,畫面空白溜溜時,反而會讓不少簡報者不知從何開始排版,此時輔助線能提醒我們畫面的「版心+安全框」位置!

畫出四條輔助線,當作安全框

  1. 下方輔助線:視覺死角區,往往後排觀眾會被擋到
  2. 上方輔助線:界定清楚標題編輯的位置
  3. 左右輔助線:適度留白+避免部分場地投影機歪斜變形而難閱讀
盡量在版心裡面製作
請多多重視簡報閱讀體驗,往往文字、表格切到了頁面邊緣,不利於閱讀
例外狀況:若是處理照片時,照片四周較不重要時,可拉到邊角滿版沒關係
請多多重視簡報閱讀體驗,往往文字、表格切到了頁面邊緣,不利於閱讀 例外狀況:若是處理照片時,照片四周較不重要時,可拉到邊角滿版沒關係
編排內容時可以一目了然(例如正下方的虛線以下是給字幕用的,不得做內容),並嚴格要求左右虛線以外的部分不要放內容,以利學員有良好收看體驗。

優點二:跨頁排版更整齊

彙整的負責人,先將輔助線拉好,再將檔案傳給同事,請他們依照輔助線限制來排版

EP16_簡報更專業要做這一招:設定「輔助線」好處很多_鄭冠中_JP Workshop_簡報技巧_簡報教學_PPT設計_簡報設計_簡報課程_簡報模版_排版
讓整份投影片建立一致性的風格,是每位彙整簡報的負責人、幕僚該做到的事。

我會建議打從專案初期,擬定工作分配時,就先設定好輔助線,並且有這份檔案分頭製作,彙整時即可保持一致的專業整齊。

如果你不確定跨頁的照片、形狀線條擺放位置是否一致,亦可善用輔助線

左側上下頁的相片,並沒有精準地在相對位置上,有的放太高、有的向外較多

二、PPT 輔助線如何設定?

PowePoint 2013 版本以後作法

  1. [檢視]->勾選[尺規]->[輔助線]
  2. 頁面空白處按右鍵(不要不小心誤觸任何物件)
  3. [格線與輔助線]向右選單(不要直接點,而是向右)
  4. 點擊[新增垂直&水平輔助線]
  5. 後續要再調整,直接用滑鼠按著拖曳即可

PowePoint 2010 版本以前作法

  1. [檢視]->勾選[尺規]->[輔助線]
  2. 右手滑鼠對準 X 軸後,左手壓住 Ctrl (option) 不放
  3. 右手滑鼠壓住後,往旁邊移動(會出現小小的+號,以及即時顯示目前的位置數值)
  4. 移動到想放置的位置,放開即可
  5. 後續要再調整,不用再按 Ctrl,直接用滑鼠按著拖曳即可


如何刪除 PPT 輔助線?更換顏色方法

按右鍵,點擊刪除 or 按住輔助線,拖曳到畫面以外再放開

至於顏色更換很簡單,按右鍵即可挑選顏色。

PowerPoint 2010版本前無法更換顏色

進階作法:直接在母片裡設定輔助線

母片也可以設定輔助線?跟直接設定輔助線有什麼差別?

好處是:不怕誤觸+可自訂不同母片版型

我個人習慣是在母片裡設定好輔助線,這樣才編輯每一頁時,不怕在調整形狀、照片時,不小心拉到它(還得調回來,很煩)

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在母片區裡頭,個別設定輔助線
延伸閱讀:什麼是投影片母片?請看第五集

三、總結來說

  1. 確立版心+安全框,確保排版不出線
  2. 壓住 Ctrl (option) 再拖曳可複製,2013 版本後可右鍵新增
  3. 若簡報有很多母片,可直接在母片裡個別設定輔助線

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鄭冠中 Jason Cheng

邁傑企管顧問公司執行長| JP Workshop 培訓師暨創辦人|Hahow 好學校線上課程講師。600場授課經驗、專精商業簡報技巧、上台表達培訓,平時話少演講話多,理性邏輯感性內心,獨自思考但又喜愛享受團隊氛圍。分享好知識,教學最棒的是成就他人。

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