商業會議簡報架構原則：你的目標是？用 4 種改良版本，決定後續如何執行｜《簡報邏輯》新書精華

不是只顧著講，同時也得想想對方沒有說、卻很在乎的面向。透過將簡報大綱「中文翻中文」，我們能更透徹地理解，這些頁數、橋段、篇幅是否「適合」當下的場景，和是否回應了閱聽者最關心的議題…

本文摘自《簡報邏輯：從核心觀念、優化步驟到產業分析，職場菁英必備的高效輸出思維_鄭冠中著_悅知文化出版》第二章，更多精彩內容，盡收錄在本書。2024.11.11上市，熱銷一個月即二刷！

目標是需要想清楚前提，後續才能講清楚

我經常提醒需要在職場中進行簡報的工作者：「要想清楚，才能講清楚」這段話。那麼，具體來說，該如何清楚思考「簡報的局勢」呢？提供三個維度讓大家發想：

想清楚「我想講什麼？」
想清楚「他想聽什麼？」
想清楚「時間限制」。

同時，這三個維度也緊扣著「簡報目標」，「我想講什麼」通常不難，試著再更進一步拆解目的：

講了有助於簡報目標的落實。例如：目標是拿到訂單，因此想講本產品的特色，讓客戶理解並認同我們的產品。
需要藉由這些內容來展現自身的專業性。例如：想講本公司過往成功的指標客戶案例，讓客戶理解我們夠格成為合作的首選。
我認為若沒有講這些，對方會聽不懂。
我認為既然已準備的如此充分，不講（秀）出來很可惜。

然而，當你一股腦地自己講，可曾想清楚「時間限制」以及「他想聽什麼」嗎？

想想對方沒有說、卻很在乎的面向

日本知名卡通《哆啦 A 夢》乘載了許多人的童年回憶，不知各位是否有印象有項法寶叫做「翻譯蒟蒻」，功能是「只要吃下之後，就能與不同語言者對話無礙」，為何突然提到它呢？ 因為這個概念很適合套用在準備簡報上。

簡報場景的「翻譯蒟蒻」概念在於，不是只顧著講，同時也得想想對方沒有說、卻很在乎的面向。透過將簡報大綱「中文翻中文」，我們能更透徹地理解，這些頁數、橋段、篇幅是否「適合」當下的場景，和是否回應了閱聽者最關心的議題。

案例：簡報業務成果發表會議

以某家日商公司的業務成果發表會為例，員工在年底需要向直屬主管匯報自己部門與個人的年度成果表現。若報告表現良好，基本上在留任、升遷和加薪方面就不會有問題。這位員工的主要結論是成功將今年度生產效能提升了 1.5 倍。

這時我們試著用「翻譯蒟蒻」的方式，來解釋簡報內容：

Before 預計報告順序

從「文件思維」翻譯成「受眾思維」，並進一步評估在下列兩項前提下，真的要「全都講」嗎？若是只「挑重點講」，請問閱聽者會優先想聽哪些項目？一定要按照原本的順序嗎？

前提一：簡報時間有限，只給你幾分鐘。
前提二：對方的專注力有限，可能已聽了多位同事的報告、手邊工作十分繁忙。

以下為參考這兩項前提後，對簡報做出的調整：

After 版本一｜講重點式的報告順序

發現了嗎？改良後的版本一選擇了：

將前提、趨勢、現況、理由、分析等，需要描述較久的項目全部挪到「附錄」，畢竟簡報對象就是自己的「直屬主管」，他有必要聽你再解釋一次本部門的生產現況嗎？如果他都比你了解，就不必再花篇幅贅述。
破題直接切入主要結論「效果確認及實績」，讓主管一聽就知道：「喔！原來今年生產效能提升了 1.5 倍，也為公司的營運帶來了數千萬的業績成長。」後續再娓娓道來是如何辦到，結尾時不忘再緊扣著實績。

After 版本二｜重分析型的報告順序

至於改良後的版本二與版本一唯一的差別，是將「要因分析」加到開場破題、講解實績之後，以便讓重視嚴謹、分析推導型的主管理解，選擇對策背後的考量是否合理。

特別是在某些產業中，從報表、財報和系統後臺數據儀表板等客觀資料中提煉出的洞察，在會議簡報中是不可或缺的。因此，儘管會增加篇幅，仍然需要預留時間來說明。

After 版本三｜對外、跨部門型報告順序

而版本三，則是專門給對於你個人、部門甚至公司產業相對不熟悉的人。例如，本次會議不僅有生產部門的主管，還有財務、法務、行銷等其他部門的主管出席，這些主管對生產部門的專業領域培養完整的簡報敘事架構相對不熟悉。

例如，平常一個季度生產 A 產品的產量、不良率是多少，他們可能並不了解，也沒有關注產業趨勢，如烏俄戰爭對生產線原料成本的影響等。

因此，開場破題時應先展示易於理解的成果，接著再談理由和現狀，並引出應對策略。至於分析部分，可以先放在附錄，等到 Q & A 環節再展示。

After 版本四｜整合型報告順序

最後的版本四，何不直接採用「整併」的方式，把相似的概念結合在同一個章節，以便在有限的時間下盡量呈現全貌，當然此時你可能會說：「不就是內容太多才拆開，怎麼又合起來？」

重點不在於如何塞入一頁的簡報排版，而是要讓我們練習如何將相近的概念「長話短說」。

例如，理由與現狀不一定要分開講，直接從現狀帶出「這也是我們部門今年選擇做××× 的原因」即可。

四個版本各自有適合的場景，當然還有其他種排列組合的可能性，沒有標準答案，一切取決於你的習慣、受眾差異、場景現況等。

我們可以從這些版本中，收斂出 3 個啟發點：

結論在前，論述在後。
長話短說，善用小結。
設計問句，料事如神。

補充｜「翻譯蒟蒻」的概念，若應用在銀行業內部的創新提案上，則可這樣安排：