【EP19】簡報技巧：PPT快捷鍵運用，大幅度提升簡報排版製作效率！

快捷鍵是高效簡報必備的技術，尤其是 Ctrl+Shift 的多種運用，不用不會怎樣、但熟悉了很不一樣，最詳細的 PPT 快捷鍵操作介紹，分享給你知道

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在第十九集當中，想跟大家分享的是延續上集「自訂工具列」提升效率的概念，另一個能大幅減省時間成本的即是「快捷鍵」，我在企業培訓上，每當讓學員演練時，都會觀察操作的「手勢」，讓我內心知道他對 PPT 的掌握程度有多少！

別小看 PPT 快捷鍵運用，有些可能較少用到、根本沒想到可以這樣按，甚至有些快捷鍵沒記起來，會造成簡報呈現上的困擾（eg: 永遠無法調整出 1:1 的正圓形）

以下整理完整的快捷鍵，建議搭配電腦鍵盤一起閱讀。

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一、PPT 快捷鍵如何記得？

右手：頻繁使用 Enter

• 換行：區分重點資訊的主次關係，並搭配大小&粗細對比手法

• 新增一張空白投影片，並搭配第一集提到的版面配置觀念

• 當你全螢幕播放時，只要對準鍵盤輸入阿拉伯數字，再按 Enter 即可來到指定頁數

未來你的主管、同事、客戶、教授要求你第12頁再秀一次時，拜託不要再退出投影片慢慢切了，直接輸入8+Enter就好

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左手：集中在鍵盤左下角

以下皆是先按住不放後，再按該英文單字

1.1 入門快捷鍵，記得要先點擊「框」，不然不會有反應：

• Ctrl+滑鼠滾輪：針對點選的物件，畫面放大、縮小（不再眼睛脫窗）
• Ctrl (Cmd)+A：全選（可全選投影片、全選某頁所有物件…）
• Ctrl (Cmd)+X：剪下（跨頁剪下）
• Ctrl (Cmd)+C：複製
• Ctrl (Cmd)+V：貼上
• Ctrl (Cmd)+D：複製加貼上（多按幾次 D 可無限次複製貼上）
• Ctrl (Cmd+Option)+G：組成群組（需先多重選取物件）

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1.2 實用 PPT 快捷鍵，記得要反白文字，才有反應

• Ctrl (Cmd)+B：加粗文字（需先反白文字。Word 亦可養成此習慣）
• Ctrl (Cmd)+K：插入超連結（需先反白文字）

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1.3 什麼都不用按，只要在 PPT 當中即可使用

• Ctrl (Cmd)+S：存檔
• Ctrl (Cmd)+N：開啟全新空白 PPT 檔案
• Ctrl (Cmd)+Z：復原上一步（繼續壓著 Ctrl 不放，每壓一次 Z 即再復原上上一步）

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二、Ctrl & Shift & Option & Control 快捷鍵系列

2.1 當你在「調整形狀大小」的時候

常見困擾：PPT 預設沒有正圓形、正方形、正三角形、水平線、垂直線…

• 插入圖形時：先按住 Shift 不放，右手再去拖曳新增，即可產生正圓形、正方形、正三角形、水平線、垂直線…
• 調整圖形時：按住 Shift 不放，右手壓住圖形的「四個邊角」，向內或向外拖曳，即可保持比例放大縮小
• PC 版本：Ctrl+Shift 同時按著不放，右手壓住圖形的「四個邊角」，向內或向外拖曳，即可保持比例、中心點不變放大縮小
• Mac 版本：則是 Control+Shift，再去拖曳，即可保持比例、中心點不變放大縮小

Mac鍵盤當中，Control跟Cmd(Command)不一樣，別搞混囉！

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2.2 當你需要「重複利用物件」的時候

常見困擾：Ctrl+C&V&D 沒辦法精準排版…

• Ctrl (Cmd)與 Shift 按著不放，皆可「多重選取物件」
• PC 版本：單按 Ctrl 不放，右手壓住物件的「外框」後拖曳移動，可自由複製加貼上（Mac 版本則是按 Option）
• 按 Shift不放，右手壓住物件的「外框」後拖曳移動，可朝水平或垂直方向精準移動（Mac 版本亦同）
• PC 版本：Ctrl+Shift 同時按著不放，右手壓住物件的「外框」後拖曳移動，可精準水平或垂直方向移動並快速複製貼上（Mac 版本則是 Option+Shift）

當我們掌握了 Ctrl ( Option )可以快速複製貼上、Shift 可以精準移動的特性後，兩個一起按可以如下圖所示快速添增，這有什麼好處？

高效的簡報者，腦海當中是先佈局這頁的架構與版面位置，並善用此快捷鍵先排好，最後再改文字即可！

F4鍵其實也可以記憶反覆利用，但沒推薦F4鍵的原因是有些同學的筆電鍵盤較小沒有獨立F鍵，且Mac按法也大不同，故不介紹

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2.3 當你需要「電腦畫面截圖」的時候

PC 截圖方法

1. PrtScreen
2. 剪取工具
3. Win+shift+S（Win 10 限定）

平常課程時我都會推薦大家，使用 Win 10 電腦時，善用 Win+Shift 按住，再按 S，可以快速進入截圖模式，自訂要截的區域

接著無論在 Word、PPT、Excel、Docs 甚至 LINE、Messenger，只要空白處，直接 Ctrl+V 即可貼上，這比較多人使用的 PrtScreen 不同（全螢幕截圖還得自己再裁剪調整）

也跟剪取工具不同（不夠快，較適合存檔截圖或註記用）

通常會截圖的資料存檔只會造成檔案管理負擔，不如直接拿去應用，存取在該文件、簡報內即可，同時還得 [插入圖片]，瑣碎動作太多

Mac 截圖方法

1. Cmd+Shift+3
2. Cmd+Shift+4
3. Cmd+Shift+5

此外，我還可以「自行設定」類似上述 PC 不用儲存直接貼上的作法：

1. [系統偏好設定]->[鍵盤]
2. [快速鍵]->[截圖]
3. 可全部勾選，右側文字點兩下後，對準鍵盤直接按壓要設定的快捷鍵

我自己是設定成：

Cmd+Shift+1：跟 PrtScreen 一樣全螢幕截圖後記憶
Cmd+Shift+2：跟 Win+shift+S 自訂截圖後記憶

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三、總結來說

1. 右手善用 Enter
2. 左手善用 Ctrl+Shift (Mac: Cmd+Option+Control+Shift)
3. 插入或調整圖形、需迅速布局排版時，不忘記左手按壓上述熱鍵

以上快捷鍵是我認為使用頻率與實用度相當高的項目，推薦同學們可以好好利用，加快製作效率，預留更多時間來構思內容、演練表達！

收看下集：簡報技巧：千萬別小看複製貼上，能解決許多樣式問題！拆解保留來源格式設定與純文字貼上有什麼差別｜影片教學＋文章版 — JP Workshop 專業上台簡報表達培訓機構 — Medium

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