【簡報技巧】簡報做久了的常見迷思:切勿捨本逐末,投資時間在關鍵的準備因子上

簡報教學系列

最近承接一些簡報設計案,過程中有些想法不吐不快,想分享給大家

字數:2,210字,閱讀時間:5分鐘

我很樂意地幫忙健檢以及分享技術上可以解決的技巧,不過我發現:

每當聽聞要簡報健檢時,很很直覺地會問 3 個問題

  1. 這份簡報,你還剩多少時間準備?
  2. 這份是要上台講的嗎? 是你要講的嗎還是是給長官、給同學講的?有幾分鐘?
  3. 你資料以及重點都放進投影片了嗎? 內容邏輯大概完成幾%了?

會問這 3 個問題理由很簡單,因為這是我要切入協助時最需要衡量的事情,同時也是決定這份簡報目標最大化的天花板到哪裡。

有準備,事事順心的機率才會大

什麼叫做目標最大化的天花板?

一壘安打再多的球隊,沒回本壘一樣得不了分

動畫、轉場、icon、模板…等就像安打般,可以讓觀眾(聽眾)當下很爽很驚豔,但缺少那支關鍵得點圈的超前安打,一樣無法勝利(達到簡報目的)

不可否認地,安打多能有效提升贏球的機會,把投影片設計的很精美、動畫很吸精的確是優秀簡報的指標…但非全部

因為贏 1 分跟贏 10 分的結果是一樣的

在我與家人、朋友、客戶溝通每一頁想呈現的目的與邏輯時,時不時會聽到:「這頁我想要做成像 xxx 那樣,可以飛進來呈現!」(我心理 OS:你知道後面還有 20 頁還沒做嗎…)

如果你還有 20 頁沒做,明天就要交了,那還要執著於動畫轉場特效是什麼嗎?

要讓聽眾願意聽你說,絕不只是投影片精美就好這麼簡單

這是因為我們從大學起到步入職場,做過相當多的簡報,也在不同的場合中看過很多很精采、很華麗、很直擊人心的簡報

當經驗一豐富,使得我們在著手製作自己的簡報時,往往有著深切的期許,衍伸了 3 個常見偏誤:

  1. 想要像你內心期望的面貌標準,卻沒有考量好製作的時間根本不夠
  2. 花了太多的時間在調理瑣碎的排版、字體、配色、動畫,而花在整份的邏輯卻是少的可憐
  3. 因為做不完壓力很大,所以也沒有正式地彩排上台流程,埋手在資料海與軟體當中
過度在乎不關鍵的指標,導致對簡報不熟,超時、提前結束、背台、上台腦筋空白、沒自信…顧此失彼

該怎麼解決,找到那支關鍵安打?


簡報切勿捨本逐末,投資時間在關鍵的因子上

上台只剩幾分鐘,還能準備好什麼?

這時你該靜下來想想:「這場的簡報關鍵目標是什麼?」

拿到提案、取得信任、得到讚賞、拿到高分、一鳴驚人…哪個才是你期望本場簡報的關鍵?只剩幾個小時,務實來看能做到多少,離目標的達成更近?

務實準備簡報的建議公式

剩幾天有空做(以分鐘為單位)-蒐集資料(靈感&網路&實體)-架構邏輯(同時精簡資料)-練習表達(建議3次以上)>0

我協助客戶準備簡報時的步驟

  1. 利用章節功能+製作目錄&單元頁,迅速釐清全幅架構與目標(約10分鐘)
  2. 「上台之前,先想想怎麼下台」先聚焦結論那幾張重點投影片(約15分鐘)
  3. 忘掉美麗設計,逐頁不重要資料予以刪除或精簡(約20分鐘)
  4. 將留下來的有效資料透過重點凸顯手法做出來(約20分鐘)
  5. 拾起簡報設計能力,調整排版、色彩、字體,力求一致與專業(約60分鐘)
  6. 如果是他要負責 Present,會請他務必練習講過 3 次以上(3*規定時間)

最後,我會提醒他,在上台時務必:

講對方想聽的,而不是講你想講的。


聽眾的行為取決於你的精采

https://medium.com/jp%E7%B0%A1%E5%A0%B1%E5%9D%8A/presentproblem-3e8dada608ea

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鄭冠中 Jason Cheng
鄭冠中 Jason Cheng

邁傑企管顧問公司執行長| JP Workshop 培訓師暨創辦人|Hahow 好學校線上課程講師。600場授課經驗、專精商業簡報技巧、上台表達培訓,平時話少演講話多,理性邏輯感性內心,獨自思考但又喜愛享受團隊氛圍。分享好知識,教學最棒的是成就他人。

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