【EP03】簡報技巧:PPT 如何調整版面尺寸?設定好「投影片大小」可以省下溝通成本|30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint 簡報|影片教學+文章版

EP03【30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint 簡報】

好懂、易學、一步一步為你建立好基礎,升級職場簡報力技術!

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歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。

延續上集的觀念,在第三集當中,我想跟大家分享的是一項許多夥伴在製作簡報前容易忘記的事情,而這件事在多人協作簡報時也經常發生問題,它叫做:

設定好「投影片大小」


一、為什要要設定好「投影片大小」?

想像一下,每次你需要彙整你同事、同學的簡報時,是否會遇到有人用 4:3、有人用 16:9 的情形,彙整時一跨檔案貼上時,就發生「跑版」悲劇了。

兩份檔案尺寸不同,貼上時自然會不一致

這就是一開始製作簡報時,忽略掉「尺寸的前置條件」,而影響到後續彙整時的麻煩,畢竟,每回要統整時,已經是「箭在弦上,不得不發」的急迫感。

如果統一一種尺寸,便能解決這問題,但為什麼有人是 4:3,而有人是 16:9 ?


其實這跟當今「收看習慣的改變」相關

為什麼會有 4:3 的存在呢?大家可以試著回想 20 年前的電視機、電腦螢幕長什麼樣子?

PPT 尺寸很重要
時代的眼淚啊!

而 16:9 更有閱讀舒適性,左右寬敞的延伸性對眼睛比較沒有負擔。更重要的是:

多出來的空間,對觀眾、對你,都有好處

16:9 排版比較好發揮,不會隨便放個圖、表格就塞滿。

PPT 16:9 排版比較好發揮,不會隨便放個圖、表格就塞滿。
PPT 16:9 排版比較好發揮,不會隨便放個圖、表格就塞滿。

這意思是 4:3 在現代寬螢幕流行下,都不准用嗎?

當然,講絕對不能用有失公允,務實來說,我們還是要以:

實際產出後要播放的載具來決定

如果察覺你要播映的公司會議室,是用接近 4:3 尺寸的正方形投影幕,這時你的投影片用 4:3 無傷大雅,就例如兩年前我曾寫過的一篇文:

https://medium.com/jp%E7%B0%A1%E5%A0%B1%E5%9D%8A/%E7%8F%BE%E5%A0%B4%E7%9B%B4%E6%93%8A-%E6%9F%AF%E6%96%87%E5%93%B2%E5%A6%82%E4%BD%95%E5%81%9A%E7%8F%BE%E5%A0%B4%E7%B0%A1%E5%A0%B1-%E9%9A%A8%E7%AD%86%E5%88%86%E4%BA%AB-3b3dc8dc7ca3

台北世貿中心的投影幕當時就是正方形,這時 4:3 的投影片恰好滿版,也算合適。


反觀,何種情境適合 16:9 ?

  1. 多數會議室、教室,布幕都是適合 16:9
  2. 手機開啟時,變成橫式來閱讀,適合 16:9
  3. 製作公司內部規範、指導手冊…等,通常開啟簡報時的情境為電腦螢幕,適合 16:9
現下多數的投影幕與顯示屏幕,用 16:9 呈現皆很合適

當然,16:9 / 4:3 也非絕對,端看事前的溝通選擇

例如,在萬豪酒店的大會場,兩側寬螢幕皆採超寬的高畫質屏幕(大約32:9/投影片 4,096*1,152 點,這時候簡報做深色系風格的,會特別合適)來呈現,更為震撼。

很感謝夥伴找我參與 Google Taiwan YouTube BRANDCAST 大會簡報製作,ㄧ嚐發表會等級簡報的製作流程

而在 IG 上,可以選擇使用 1:1 的比例來製作內容,舉我一位好朋友經營的 IG, 目前連載近 40 篇 Gopro 相關的教學懶人包,皆是用 PowerPoint 製作而成,獲得蠻大的正面迴響。

https://www.instagram.com/gopro_bear/

二、拉回來談:如何調整投影片尺寸?

PowerPoint 2010 以前版本,預設 4:3(下述簡稱舊版)
PowerPoint 2013 以後版本,預設 16:9(下述簡稱新版)

狀況一:從 0 開始做

請在開始製作簡報時,將自己這份檔案設定成 16:9,方法如下:

[設計]>[投影片大小]>[16:9]

PPT [設計]>[投影片大小]>[16:9]
PPT [設計]>[投影片大小]>[16:9]

狀況二:已經做了很多頁的 4:3,想改成 16:9

這時要考慮到要「最大化」、「確保最適大小」的問題,原則上選擇你比較不用花太多時間調整的方式。

視情況,選擇跑掉比較少的

PPT 教學:勇敢按下去,弄錯還可以按復原重來一次(Ctrl+Z/Command+Z)
勇敢按下去,弄錯還可以按復原重來一次(Ctrl+Z/Command+Z)

狀況三:別人的投影片要複製貼上到你的檔案裡

若你察覺你的同事跟你用的版本不同,需要先溝通清楚;若合作的客戶、窗口,寄來的投影片是 2010 版本以前做的簡報,很高機率是 4:3,此時也須留意。

大原則:「將舊版的 4:3 投影片複製到新版的 16:9 投影片檔案上

而不是「將新版的 16:9 投影片複製到舊版的 4:3 投影片檔案上」,因為新版往下去貼到舊版的 4:3 上時,因為舊版的物件尺寸與投影片尺寸是綁在一起的整體比例會受到擠壓(例如圓形變成橢圓形)。

萬一真的只能做 4:3 的舊版軟體製作,而你的同事給你 16:9 新版做的檔案?
會建議直接複製每一頁內的文字、表格、圖形等,單純地做貼上;會比整張複製貼過來結果跑掉,改到想哭快一些。

三、更要認識「自訂投影片大小」

1. PowerPoint 如何調整尺寸?

可不可以做海報?履歷?網宣?IG 圖?當然可以,只要一開始先設定好尺寸,就能開始設計!

Jason 本人當兵期間,就曾經用 PowerPoint 協助長官做過志願役相關海報,畢竟軍中不會用 Adobe 系列軟體,而有些人喜歡用 Word 來排版...別啊!會很辛苦!只要收看完第一季的 30 堂課,相信你絕對能善用 PowerPoint 完成很多任務。
PPT [設計]>[投影片大小]>[自訂投影片大小]
PPT [設計]>[投影片大小]>[自訂投影片大小]

2. 請留意單位是「公釐」、「公分」,而非「像素」

Mac 版本介面

這是非常容易搞混的地方,因為 Adobe Photoshop, illustrator,Apple Keynote 等軟體,通常彼此設計師在溝通時,談及尺寸,多會用「像素(px)」來做表達,然而在 PowerPoint 上是以「公釐(mm)」、「公分(cm)」為主

* 1 公分(cm) = 10 公釐(mm)
* 1 公釐(mm) = 0.1 公分(cm) = 1⁄10 公分(cm)

一個用於網站、一個用於平面,但公分有具體的尺可以量,但像素就沒有,因此每當要跟設計溝通時,總是雞同鴨講,但1公分等於少像素,相信許多設計師們,也是很難解釋,最主要的原因就在於,當會使用公分時,多半是輸出時才會遇到,再加上不同的印刷解析度,也會讓像素計算成公分有些不同。 —原文說明


舉例來說:如何做「頻道圖片」的尺寸?

假設你跟我一樣想開始經營 YouTube,但「頻道圖片」想用 PowerPoint 來製作時,Google 提供給你的最大寬度建議為 2,560 x 1,440 像素」

連結說明

此時若將這個數值直接輸入到[自訂投影片]大小的寬、高,會是錯的!


3. 解決方式:用換算的網站

https://www.blitzresults.com/en/pixel/

點此連結,輸入 2,560 x 1,440像素(px),假設以 72 dpi (適合螢幕尺寸)來看,即可得出「寬 90.31(cm)、高 50,80(cm)」,回填至[自訂投影片]大小的寬、高即可。

尺寸剛好吻合 YouTube 提供的範本,用此版面就能做 YouTube 頻道圖片
尺寸剛好吻合 YouTube 提供的範本,用此版面就能做 YouTube 頻道圖片
PPT 像素換公分
PPT 像素換公分

四、總結來說

「調整版面尺寸」這動作很簡單,但常常被人所忽略,而造成彙整的不便,謹記:

根據需求,決定合適的尺寸,並充分溝通後,再開始製作!

以上是第三集的分享,「30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」我們下集再見!


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鄭冠中 Jason Cheng
鄭冠中 Jason Cheng

邁傑企管顧問公司執行長| JP Workshop 培訓師暨創辦人|Hahow 好學校線上課程講師。600場授課經驗、專精商業簡報技巧、上台表達培訓,平時話少演講話多,理性邏輯感性內心,獨自思考但又喜愛享受團隊氛圍。分享好知識,教學最棒的是成就他人。

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