EP02【30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint 簡報】
好懂、易學、一步一步為你建立好基礎，升級職場簡報力技術！
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歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。
延續上集的觀念，在第二集當中，我想跟大家分享的是一個「看似微不足道，但卻是 99 %的人不知道」的實用技巧，這在外面翻簡報相關書籍時，也不會告訴你的觀念！
而且，這對於「使用 Windows 電腦做 PowerPoint 的朋友」特別特別關鍵。它叫做：
新增文字方塊的「正確方法」
一、什麼是新增文字方塊的「正確方法」？
我想你可能會非常疑惑，這有很難嗎？有需要特別做成一集嗎？回答這個問題前，我們先來回想過往，你是如何新增文字方塊的？
還不簡單，不就是「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 →任意空白處拉出一個我要的文字方塊大小，即可新增文字，不就好了？
我必須說：
「絕對不要這樣做！」
聽清楚喔！上述的做法，是錯的、錯的、錯的！
二、為什麼不能這樣做？
原因很簡單：
用手拉出來的文字方塊，是自己「大概」估計的大小，而不是「實際文字的大小」
這會導致 3 問題：
- 明明只要幾個字，框卻太大，不符合使用效益 → 占版面，很干擾
- 多數人有強迫症，想說太大太小，就去拉動調整它 →浪費時間在沒意義的瑣碎調整上+很難調整到精準的大小
- 影響後續用對齊工具時，辨認的基準不對 →例如想跟一張相片置中對齊，結果因為文字方塊太大，導致置中時，文字仍然出現在左側（照理說是要文字與相片皆在正中央）
對齊工具的使用方法，預計在第 18 集播出
最可怕的事情是：
上述三點會變成無限循環，佔據有限的製作時間
實務上做簡報時，會每頁「反覆更動內容」，調整文字措辭、微調排版、增減圖案等。
試想，若每一個手動調整文字方塊的大小，會花你 5 秒鐘，那一份 20 頁的簡報，你會多花了：
一頁有 5 個文字方塊 x 5 秒 x 20 頁投影片 x 更動 3 次 = 1,500 秒= 25 分鐘
這 25 分鐘，夠我們去做好演練、整理資料、或休息等「更高價值」的事情，我認為這時間，不值得被浪費在這小小的動作上。
三、該如何「正確地新增文字方塊」？
嚴格來說，原先多數人的作法，不是不對，而是要「改善最後一步驟」：
1. 原本做法：
「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 → 任意空白處「拉」出一個我要的文字方塊大小
2. 新的做法：
「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 → 任意空白處用力「點」一下就好
是的，你沒看錯，就是這麼簡單：「用點的，而不是用拉的」，這在 Windows 電腦上一定要掌握的方法！
3. 而 Mac 版本的 PowerPoint 比較簡單：
任意空白處可以直接點二下，即可輸入文字
但 Mac 的用戶還是要掌握前述的做法，畢竟在職場上協作時，總會有機會操作到 Windows 電腦的。
四、除此之外，還有兩種更簡單做法
1. 方法一
「插入」 →「文字方塊」 →「點一下文字方塊的圖案」→ 任意空白處用力點一下就好
2. 方法二
「常用」 →「繪圖區」 →「點一下文字方塊的圖案」→ 任意空白處用力點一下就好
3.可是每頁有新增文字需求時，還得用上述方法，也很瑣碎啊？
問題問的好，「30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」這系列核心精神之一就是要
有意識地減少瑣碎時間的浪費，將時間還給高附加價值的任務上
新增文字需求非常頻繁，我們能採取的作法是：
- 用上述 3 方法新增正確的文字方塊
- 輸入文字、決定字體、顏色、大小、粗細、擺放位置
- 選取此文字方塊，按 Ctrl+D (Mac: Command+D), 實現快速複製
- 替換文字即可，相當快速
* 同頁需要第二、第三..文字方塊，選擇第一個文字方塊，按Ctrl+D,調整位置、替換文字即可
* 不同頁需要同位置的文字方塊(例如想要統一左上角有標題)，選擇畫面左側此頁投影片，按Ctrl+D,即可複製一模一樣的投影片，再替換文字即可
* 還有搭配其他快捷鍵作法，預計在第 21 集來分享，敬請訂閱、開啟小鈴鐺
4. 替換文字時，也需要注意：「不輕易亂拉」
我們已經掌握了點擊的方式來新增正確版本文字方塊，然而有蠻多夥伴，仍會在替換文字時，不小心「拉動調整方塊」，只要一拉動，基本上後續在排版時就會受到影響！
若遇到這類情形，請趕緊按「復原上一步」，快捷鍵為 Ctrl+Z(Mac: Command+Z)
五、總結來說
掌握好做簡報的核心戒律：
「不輕易去亂動文字方塊的大小」才能省下寶貴時間
以上是第二集的分享，「30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」我們下集再見！
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